データ保持ポリシー・削除請求

データ保持ポリシーとは

個人データを「いつまで保持し、いつ削除するか」のルールを設定する機能です。労働基準法では勤怠データの保管義務が5 年 (当面の経過措置で 3 年) と定められています。一方、個人情報保護法・GDPR では「目的を達したデータは速やかに削除」が原則です。

アクセス

データ保持 (/org/{id}/settings/data-retention)

表示されない場合は、設定 → 機能・設定切替 で データ保持 が有効になっているか確認してください。プランで提供されていない場合はロック表示または非表示になります。

保持期間の設定

データ種別ごとに保持期間を月数で設定:

自動削除

設定した保持期間を超えたデータは、定期的な cron ジョブで自動削除されます。

• 削除実行は監査ログに記録 (削除操作自体の記録)
• 削除されたデータは復元不可 (DB から物理削除)
• 退職者データは匿名化処理を選択することもできる

個人データ削除請求 (GDPR / 「忘れられる権利」)

メンバー本人から「自分のデータを削除してほしい」と請求された場合:

請求の受付

1. メンバー本人が プロフィール → データ管理 (/profile/data) を開く
2. データ削除 から対象データと理由を入力して申請
3. 管理者または運営側が申請内容を確認
4. 必要に応じて却下理由を添えて対応

30 日間の冷却期間

• 請求受付から 30 日間は実行されません (誤請求やトラブル防止)
• この期間中、メンバー本人がキャンセル可能
• 管理者は冷却期間内に承認 / 却下を判断

承認 / 却下

• 承認: 30 日経過後に対象データが削除される
• 却下: 法的保持義務 (例: 勤怠データ 5 年保管) があるため削除できない場合

却下時は理由を明記する必要があります。

削除対象データ

削除請求が承認されると、以下が削除されます:

• プロフィール (氏名、メール、画像)
• 個人ログイン情報 (パスワードハッシュ、2FA 設定)
• 個人連携データ (Slack / Teams 連携)
• (法的保持期間経過後) 勤怠・申請データ

組織情報や承認履歴のうち、他のメンバーの記録に関わる部分は匿名化処理されます。

注意事項

• 削除請求対応は監査ログに完全記録されます
• 法令遵守のため、組織として削除請求対応のフローを文書化しておくことを推奨
• システム管理者 (運営側) は /admin/data-retention で全組織の削除申請・エクスポート申請を確認できます

関連記事

• データエクスポート
• 監査ログ